Всё важное о патентах для работодателей: за чем следить, ключевые риски, особенности расчета

Как правильно оплачивать и продлевать патент

Неверно рассчитанный авансовый платеж и несвоевременно оплаченный патент - одна из самых распространенных причин аннулирования патента и дорогих ошибок кадровиков. Давайте разберемся в ключевых аспектах.

Патент действует максимум 12 месяцев с даты выдачи (п. 5 ст.13.3 ФЗ-115). Для продления работник должен заранее внести следующий фиксированный авансовый платёж по НДФЛ — обязательно до начала нового периода работы (п. 4 ст. 227.1 НК РФ). Важно:​

• Заплатить позже нельзя — «доплатить потом» не работает, даже если речь о небольшом опоздании.​ Нет законных механизмов сделать рабочим аннулированный патент! .
• Отсчет идёт со следующего дня после выдачи, в календарных месяцах.
• Если мигрант уплатил не всю сумму или пропустил срок — патент становится недействительным.

Последствия просрочки: риски для работодателя

Коротко о штрафах, если работодатель допустил к работе иностранного работника с просроченным патентом: 

Алгоритм действий работодателя, если патент просрочен:

• Немедленно отстранить мигранта от работы (ст. 327.5 ТК РФ).
• Дать работнику месяц на оформление нового патента. Если за это время патент не представлен — увольнение по пункту 5 ч. 1 ст. 32.6 ТК РФ.
• За каждый день работы без действительного патента грозит серьёзный штраф — в Москве и Санкт-Петербурге до 1 млн рублей за каждого незаконно трудящегося иностранца (ст. 18.15 КоАП РФ).​
• Для должностных лиц штрафы — от 25 до 70 тысяч рублей, для ИП — как у должностных лиц.

Нужно понимать, что один лишний день, неверно рассчитанный или оплаченный позже — и патент, и право на работу автоматически прекращаются. 

Это одна из самых дорогих ошибок кадровиков: именно дата выдачи определяет день оплаты, а не привычное «число месяца». 

Проверка действительности патента: только правильная схема

Проверку статуса можно сделать:

• На официальном сайте МВД России (раздел «Проверка действительности разрешений на работу и патентов»).​
• Ввести: серию и номер патента, номер паспорта мигранта.
• Дополнительно — сверить все чеки об оплате, даты и реквизиты, поскольку ошибки по платежам и задержки видны МВД и налоговой.
• Хранить скриншоты, документы и чеки обязательно для защиты от претензий инспекции.

Сейчас база МВД часто обновляется с задержкой, не все платежи отображаются автоматически — поэтому работа по патенту требует внимательного бухгалтерского учёта.

Для штата мигрантов более 20 человек, ежедневная ручная проверка действительности патентов крайне нецелесообразна и связана с рисками ошибок, рекомендуем воспользоваться сервисом массовой проверки мигрантов на действительность патента и  в Реестре контролируемых лиц

5 важных советов работодателю

1. Всегда проверяйте не только патент, но и чеки по его оплате, привязанные к дате выдачи, а не календарному месяцу.
2. Отстраняйте сотрудника при любом подозрении на просрочку — иначе ответственность ляжет на компанию.
3. Уведомляйте МВД о приёме и переводе мигранта на другую профессию/регион не позднее 3 дней после начала работ в новом регионе.​
4. Не используйте патенты для работы вне профессии, указанной в разрешении (особенно если проект межрегиональный).
5. Организуйте автоматизированный мониторинг патентов и уведомлений — сейчас это критично для избежания крупных штрафов. 

Патент — основа легализации труда мигранта, а его своевременная оплата и контроль за актуальностью — критически важная обязанность работодателя. Ошибка в датах или сроках ставит бизнес под угрозу штрафов в сотни тысяч, а иногда — в миллионы рублей. 

Сервис «РосМиграция.рф» — ваш инструмент для автоматизации и предотвращения рисков при привлечении иностранных работников.